Nur gut strukturierte Besprechungen, moderierte Diskussionen und präzises Time Management garantieren, dass Teams nachhaltige, qualitativ optimale Ergebnisse und Lösungen in annehmbarer Zeit erzielen können. Dafür benötigen sie Unterstützung durch einen professionellen Moderator.

Zu Beginn einer Moderation, wenn es um die Eröffnung der Sitzung, das Abstimmen des Zeitplans und der Festlegung der Zielsetzung geht, wird der Moderator einen klaren Rahmen, Informationen und Orientierung geben sowie kare Regeln vorschlagen, zunächst ohne die Teilnehmer allzu sehr zu fordern.

In der zweiten Phase, in der verschiedene Themen, Sichtweisen und unterschiedliche Standpunkte geäußert werden, wird der Moderator den Teilnehmern Raum geben, ihre eigenen Interessen und Positionen darzustellen und darauf achten, dass die festgelegten Regeln eingehalten werden.

Seine kreativste Ader entfaltet der Moderator während der Arbeitsphase, in der es darum geht, die zu bearbeitenden Themen genau zu definieren und zu priorisieren, neue Ideen zu entwickeln, Lösungen zu finden und diese festzuhalten. Hier wird er Methoden vorschlagen, um sachlich-inhaltliche Ergebnisse effektiver zu erzielen sowie den persönlichen Bedürfnissen der Teilnehmer und der Gruppe gerecht zu werden. Er wird die aktive Beteiligung aller Teilnehmer fördern und die Zeit verwalten. Er ist der "Prozessbegleiter".

Am Ende einer Moderation wird der Moderator darauf achten, dass ein Maßnahmenkatalog erstellt wird ("Wer macht was mit wem bis wann") und die weitere Vorgehensweise festgelegt werden. Er wird Transparenz über Zufriedenheit oder Unzufriedenheit mit dem Ergebnis und dem Verlauf der Sitzung herstellen und die Teilnehmer verabschieden.